Eine meiner größten beruflichen Herausforderungen, war die Arbeit als „Fachkraft für Digitalisierung in der Kanzlei“. Die Situation war wie folgt: Ich arbeitete in einer Steuerkanzlei und kam in ein Team aus ca. 10 Kolleginnen, 8 davon Ü50 und seit über 25 Jahren in der Kanzlei. Meine Mission: Digitalisierung!
Nachdem ich mich in die Thematik eingearbeitet hatte und eine Fortbildung bei der DATEV absolviert hatte (ich hatte keine Vorkenntnisse in Steuern, geschweige denn DATEV), kam ich hochmotiviert in die Kanzlei zurück und erzähle in einem stundenlangen Vortrag alles was ich gelernt hatte. Ich war bereit jeden Knopf zu drücken und fand es super spannend und faszinierend was alles möglich ist. Die OCR Erkennung, die Belege einfach automatisch lesen konnte. Neue Scanmethoden für Mandanten. Die Papierlose Kanzlei war mein Ziel.
Als ich fertig war, schaute ich in fassungslose, ängstliche und verunsicherte Gesichter. Ich hatte es geschaffte meine Kolleginnen zu überfordern und zu schockieren. Das Feedback bestand aus: „Dann braucht man uns ja gar nicht mehr.“ Jede hatte plötzlich Angst um ihren Job.
Man muss dazu sagen, das gerade die Steuerberatung einen extremen Sprung macht und das man diesen als Kanzlei mitgehen muss. Die Programme lassen es einfach nicht mehr anders zu bzw. ist man sonst nicht mehr Konkurenzfähig.
Ich brauchte einen Moment um zu verstehen, warum nicht alle so begeistert waren. Ich unterhielt mich viel mit den Frauen und versuchte ihnen die Angst vor der Digitalisierung zu nehmen. Mein Ziel passte ich an in „nicht komplett Papierlos“ und ich versuchte Lösungen für den Weg in Richtung Digitalisierung zu finden.
Meine Erfahrungen und Tipps im Umgang mit älteren Mitarbeitern und Digitalisierung:
- Versetzt euch in die Lage des anderen. Wir denken oft gar nicht an die Probleme die sie haben.
- Augen- und Sehprobleme bedenken. Lösungen wie größerer oder matter Bildschirm oder Blaufilterbrille anbieten.
- Anleitungen schreiben. Ich habe angefangen Schritt für Schritt Anleitungen zu schreiben. Jeden Klick als kleinen Screenshot. So konnte immer wieder nachgelesen werden.
- Nicht gleich alles Papier verbieten. Kompromisse zwischen Papier und Bildschirm finden.
- Nicht überrennen. Sprecht mit den Menschen. Was darf gescannt werden? Was soll noch bleiben?
- Habt Geduld. Keiner meint es böse oder will euch ärgern.
- Versucht die Angst zu nehmen. In den seltensten Fällen, kann man mit einem Klick alles löschen.
Ich lebe eine Mischung aus beiden. Als virtuelle Assistentin arbeite ich natürlich zu 90 % digital aber ich gebe zu das ich Notizen und meinen Kalender in Papier führe. Auch privat ist mir ein echtes Buch noch liebe als ein Ebook.
Wie steht ihr zum Thema Digitalisierung? Arbeitet ihr noch mit Papier oder schon komplett digital? Lasst es mich wissen und uns austauschen.
Krissi
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